velikol.ru
1



Бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей города Омска

«Центр детского творчества «Созвездие»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Д.Н. Жидков

_______________________20__г.




    ИНСТРУКЦИЯ

    ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


1. Общие положения


1.1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства и призвана обеспечить рациональную его организацию в структурных подразделениях бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей города Омска «Центр детского творчества «Созвездие» (далее – БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие»).

1.2. Требования инструкции разработаны в соответствии с основными положениями Государственной системы документального обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на директора БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие».

1.4. Директор БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» определяет ответственного за ведение делопроизводства, который несет персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность служебных документов.

1.5. При уходе работников в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы, по указанию директора, передаются другому работнику.

1.6. Работники БОУ обязаны готовить и оформлять служебные документы в соответствии с требованиями настоящей инструкции, обеспечивать правильное оформление и ведение дел в делопроизводстве, своевременно сдавать исполненные документы для подшивки их в дела.


2. Документация

БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие»


2.1. Деятельность БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией, объемом и характером взаимосвязей между БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие», департаментом образования Администрации города Омска, другими вышестоящими и сторонними организациями.

2.2. Директор БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» издает следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, иные акты в соответствии со своей компетенцией.

2.3. Делопроизводство осуществляется на основе единых правил оформления документов и их реквизитов.


3. Правила подготовки и оформления документов


3.1. Документирование деятельности. Документирование деятельности БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» заключается в создании управленческих документов по установленным правилам. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации – автора документа, указание вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, ф.и.о. исполнителя, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

3.2. Бланки документов. Все служебные документы выполняются на бланках формата А-4 (210х297) с нанесением на них типографским способом постоянных реквизитов.

3.3. Оформление реквизитов документов. При подготовке организационно-распорядительных документов ответственный работник обязан соблюдать правила оформления реквизитов (приложение № 1)

3.3.1. Название вида документа (приказ, акт, справка и др.) указывается на всех служебных документах, кроме писем, название вида пишется после названия организации прописными буквами.

3.3.2. Заголовок к тексту документа – краткое изложение содержания документа, составляется исполнителем к любому документу формата А-4, независимо от его назначения. Заголовок печатается перед текстом документа слева строчными буквами, через один интервал между строками, точка в конце заголовка не ставится. В документах, содержащих несколько вопросов, заголовок формируется обобщенно.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и документах, текст которых печатается на бумаге формата А-5, если объем документов не превышает 8-10 строк.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем?) – о социальной помощи.

3.3.3. Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания, для утверждаемого – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документ вступает в силу с момента подписания (или утверждения) если в тексте не предусмотрена другая дата.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом – арабскими цифрами в одну строчку, в последовательности: число, месяц, год (20.10.2012).

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 октября 2012 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом: письмо от 20.10.2012.

3.4. Реквизит «Текст документа». Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, быть точным, не допускающим различных толкований. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативно – правовым актам. Содержание должно быть связано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Ответственность за своевременную и правильную подготовку документов, в том числе за их содержание, согласование, четкость редакции, грамотность и соответствие установленным стандартам, возлагается на непосредственных исполнителей.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («Предлагаю...», «Прошу...» и т. д.).

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа («Министерство считает...»). Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа («Прошу...», «Направляю...»).

Текст письма, как правило, состоит из 2-х частей: в 1-й – излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма; во 2 –й части, начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения и т.д.

При изготовлении документов на 2-х и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3.5 Реквизит «Подпись документа». Документы, направляемые БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» в вышестоящие инстанции или сторонним организациям от имени БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие», подписываются директором или в его отсутствие заместителем директора БОУ.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например: Директор БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» подпись И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается лицом, исполняющем обязанности директора, то при этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, его фамилию (исправления «И.О.», «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом «За» или при проставленной косой черты перед наименованием должности.

3.6 Реквизит «Адресат». Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. При адресовании документа организации без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Департамент образования Администрации города Омска


При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном падеже.

Например:

Департамент образования

Администрации города Омска


Начальнику отдела общего образования

И.И. Ивановой

При адресовании документа руководителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Директору департамента образования

Администрации города Омска

И.В. Дубину


При адресовании документа в несколько однородных организаций их название следует указывать обобщенно.

Например:

Директорам школ


Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами, почтовый адрес указывается после названия организации или должности

Например:

ОАО «Промкомплект»

Съездовская ул., д. 8,

г. Омск, 644010

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адресата, составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адреса не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.7. Реквизит «Визирование документа». При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование документа может проводиться как внутри БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

Внутреннее и внешнее согласование встречается в разных формах: для внутреннего используется визирование документа, для внешнего – гриф согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалов, фамилии) и дату согласования. Если грифов несколько, то они оформляются на отдельном листе согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор БОУ ДОД г. Омска

ЦДТ «Созвездие»

________________ ____________________

личная подпись инициалы, фамилия

00.00.0000


Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме

Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо департамента образования

администрации г. Омска

от _______________ № ___________


Формой внутреннего согласования проекта документа является виза. Визирование проектов документов должно производиться в день их получения для согласования. Визы включают в себя подпись визирующего и дату, расшифровку подписи, при необходимости должность визирующего.

Например: Бухгалтер

подпись Е.В. Апанасевич

21.11.2012


Замечания и дополнения к тексту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписавшему документ. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа, в левом нижнем углу документа. Проекты приказов и другие распорядительные акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Представление на подпись директору БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» проектов документов, содержащих поручения отдельным работникам БОУ, без виз или замечаний не допускается.

3.8 Реквизит «Гриф утверждения». Документ утверждается директором БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие». Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор БОУ ДОД г. Омска

ЦДТ «Созвездие»

________________ ___________

подпись инициалы, фамилия

10.11.2012


При утверждении документа постановлением, решением, протоколом, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора БОУ ДОД г. Омска

ЦДТ «Созвездие»

10.11.2012 № 5


3.9. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Ж.М. Алемской, Г.Н. Рудковской

Прошу подготовить проект ответа в ...


В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции.

3.10 Оформление приложения к документу. Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 10-ти л. в 2-х экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4-х л. В 1-м экз.

2. Смета расходов ... на 3-х л. В 2-х экз.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. К распорядительному документу в правом верхнем углу на приложении следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к приказу Министерства образования РФ


3.11 Реквизит «Наименование организации». Наименование организации – автора документа указывается в соответствии с положением (Уставом) об организации – авторе.

  • Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

  • Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, если не предусмотрено иное.

  • Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.12 Реквизит «Индекс». Индекс – регистрационный номер документа, который присваивается каждому отправляемому, внутреннему и поступающему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Индекс проставляется в специальном штампе или от руки в нижнем правом углу документа.

Например: 20-03-28

20 – номер структурного подразделения;

03 – номер дела (по номенклатуре дел);

28 – порядковый номер.

3.13. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя.

3.14. Подготовка и оформление отдельных видов документов.

3.14.1. Приказ – распорядительный документ организации. Приказы издаются на основании и во исполнение действующих законов, указов Президента России, постановлений и распоряжений, правительства РФ, по поручениям директора организации по важнейшим вопросам деятельности организации (приложение № 2).

Приказы должны печататься на бланках установленной формы, имеющих комплекс установленных реквизитов и стабильный порядок их расположения: наименование организации, реквизиты организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона, и другие сведения, по усмотрению организации.

Документы, создаваемые от имени 2-х и более организаций, оформляют без бланков. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем...»). Дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

При составлении приказа необходимо увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий. Если в приказе предусматривается изменение или отмена ранее изданных нормативных документов, то об этом должна быть сделана соответствующая запись.

В зависимости от содержания и объема приказы могут подразделяться на разделы, параграфы и пункты.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа. Если основание к изданию приказа является законодательный акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и пересказывается содержание той части, которая непосредственно касается данной организации.

Распорядительная часть начинается словом «приказываю». В распорядительной части приказа перечисляются необходимые мероприятия, исполнители и сроки исполнения. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Пункты распорядительной части нумеруются в пределах всего приказа и обозначаются арабскими цифрами и через точку.

Текст приказа излагается четким и понятным языком, по возможности короткими фразами. Сокращенные наименования допускаются лишь в тех случаях, когда они предусмотрены соответствующими актами.

Приказы печатаются через полтора интервала. Необходимо придерживаться единообразия в формировании заголовков однотипных приказов. Заголовок пишется без кавычек, в конце заголовка точка не ставится.

Приказ подписывает директор или по его поручению заместитель.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приложения к приказу должны иметь номер, если оно одно, то оно не нумеруется.

Первые экземпляры приказов, подписанные директором или его заместителем хранятся в отделе кадров до передачи их в архив. Персональная ответственность за подготовку и оформление приказов возлагается на работников по усмотрению директора.

3.14.2. Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности БОУ.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?..». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования отвечает на вопрос «кому?..».

Инструкция утверждается директором путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения, визируется руководителем структурного подразделения.

3.14.3. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, конференциях (приложение № 3).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановления (решения) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п.3.14.1) и излагается от имени третьего лица множественного числа.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании секретарем. Датой протокола является дата заседания. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается».

3.14.4. Подготовка докладных (служебных) записок. Докладные записки адресуются директору и составляются при внесении предложений для рассмотрения или при выполнении отдельных поручений.

Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагается состояние вопроса, во второй – выводы и предложения.

В докладной записке, составленной в связи с заданием или поручением, указывается чье или какое задание выполнялось.

Докладные записки составляются не на бланке и подписываются автором.


4. Регистрация, учет и прохождение документов


4.1. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.2. Регистрации подлежат все документы, поступающие из других организаций и от частных лиц, а также документы, создаваемые в самой организации, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Документы фиксируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.3. Каждый документ регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.

Регистрации подлежат все поступающие и внутренние документы за исключением документов, перечисленных в Перечне документов, не подлежащих регистрации (Приложение № 4).

4.4. Регистрация производится следующим образом: на первом листе в правом углу ставится регистрационный штамп, содержащий следующую информацию: краткое название организации, дату получения документа, входящий индекс.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Пакеты с пометкой «лично», а также пакеты, адресованные общественным организациям (т.е. ПК), передаются адресатам без вскрытия.

4.5. Реквизиты документа вносятся в регистрационный журнал. Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), дата документа, индекс документа, дата поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело (приложение № 5). Состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами: расписка исполнителя в получении документа, наличие приложения, перенос сроков исполнения, отметка о прохождении документа и т. д.

4.6. Регистрация документов производится в пределах отдельных групп. Например, отдельно регистрируются письма, поступающие из вышестоящих организаций и корреспондентов.

4.7. Документы передаются директору БОУ в день регистрации, срочная корреспонденция – немедленно.

4.8. Исполненные исходящие документы, подписанные директором, принимаются на регистрацию ответственными за делопроизводство только с документами основаниями. На исходящих документах проставляется дата и индекс, состоящий из порядкового индекса и индекса по номенклатуре (через дробь). Если исходящий документ является ответом, то в угловом штампе бланка после указания даты необходимо сделать ссылку на индекс и дату документа-запроса (приложение № 6).

Копии исходящих документов вместе с основаниями подшиваются в канцелярии в дела, согласно номенклатуре дел организации.


5. Работа исполнителей с документами


5.1. Директор обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

5.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором, подготовку к отправке адресату.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, который обязан организовать его исполнение в установленный срок. Другие лица, которые являются исполнителями, получают копию документа и должны по требованию ответственного исполнителя предоставить все необходимые материалы.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело тем работникам, которые производят формирование дел по существующим вопросам.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

5.3. Ответственность за организацию и состояние исполнения служебных документов возлагается на директора.


6. Организация контроля за исполнением документов


6.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, он включает в себя: постановку, согласование, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

Контроль исполнения документов (в том числе и организационно-распорядительных) осуществляют директор или ответственный за ведение делопроизводства в БОУ.

6.2. Лица, ответственные за контроль исполнения документов в БОУ:

  • обеспечивают контроль за сроками исполнения документов, прохождение их по исполнителям;

  • обеспечивают анализ поставленных на контроль служебных документов, поручений и писем.

На контролируемых документах на левом поле сверху проставляется знак контроля «К».

6.3. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев- не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней и до истечения срока.

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других организаций – с даты поступления.

Сроки исполнения документов определяются директором, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции директора. Исполнение срока документов производится лицом, установившим этот срок. При этом проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или сам директор – автор документа.

6.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6.6. Исполнители обязаны по первому требованию работников, ответственных за ведение контроля, давать информацию и справки о ходе выполнения документов, взятых на контроль.

6.7. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, посланные другими организациями и учреждениями, ведется непосредственно исполнителями.


7. Формирование дел и составление номенклатуры


7.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел производится лицом, ответственным за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел ведет работник - ответственный за архив.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • раздельно формировать в дела документы постоянного и временного хранения;

  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

  • помещать приложения вместе с основными документами. Приложения объемом свыше 250 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается пометка;

  • документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;

  • помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

  • соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

  • включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к данному вопросу, черновиков, размноженных копий, документов, подлежащих возврату;

  • распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии;

  • протоколы формируются по видам заседаний, совещаний, собраний, по каждому виду отдельно;

  • приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

  • годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления; планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

  • расчетно-денежные документы формируются и хранятся в установленном порядке;

  • в процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующее дело.

  • дела постоянного и долговременного хранения оформляются в твердые обложки, на которые;

  • в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, листы дела нумеруются арабскими цифрами; листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа; листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

  • в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – лист заверитель; листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной подписи после общего количества листов дела через знак + (плюс)

7.2 Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в БОУ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

7.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, визируется ответственным за архив, рассматривается на заседании ЭК БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» и направляется на согласование ЭМК КУ г. Омска «Муниципальный архив».

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом организации, штатным расписанием, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, 2010 года.

7.4. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (приложение № 7).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5-ти граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, № статей по перечню, примечание.

В 1-й графе таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

  • Индекс структурного подразделения по классификатору подразделений;

  • Порядковый номер дела внутри подразделения или направления деятельности

Во 2-й графе располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел располагаются по разделам номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые отчеты и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

3-я графа «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

В 4-й графе «Срок хранения» и номер статьи по перечню указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В 5-й графе «Примечание» составляются отметки: о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии.

Номенклатура дел пересогласовывается с ЭМК КУ г. Омска «Муниципальный архив» не реже чем один раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В целях повышения оперативности поиска документы группируются в скоросшиватели (папки) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Заголовки дел, указанные в номенклатуре, полностью, без какой-либо редакции, переносятся на обложку скоросшивателей, в которых будут подшиваться документы в течении делопроизводственного года, на обложках дел указываются индексы по номенклатуре дел, сроки хранения.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленным формам, печатается с соответствующими поправками в необходимом количестве экземпляров, утверждается и вводится в действие с 1 января.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), (приложение № 8).


^ 8. Подготовка документов

к последующему хранению и использованию


Подготовка документов к последующему хранению использованию включает: экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственный архив.

8.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

8.1.1. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией БОУ.

8.1.2. Экспертная комиссия (ЭК) назначается приказом директора в составе не менее 3-х человек, организует свою работу в соответствии с Положением об ЭК и планом работы. Заседания ЭК протоколируются, ЭК руководствуется в работе действующими правилами, инструкциями, указаниями государственного архива по организации работы с документами.

Экспертиза ценности документов проводится:

  • при составлении номенклатуры дел;

  • при составлении описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и временного хранения (свыше 10-ти лет);

  • при составлении акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

  • при подготовке дел и передаче в архив.

8.1.3. Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются директором (приложение № 9).

8.2. Оформление дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

8.2.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи.

8.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дел;

  • нумерацию листов в деле;

  • составление заверительной подписи дела (приложение № 10).

  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

  • Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

8.2.3. Дела временного хранения (до 10-ти лет включительно) подлежат частичному оформлению: хранятся в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

8.2.4. В процессе группировки документов в дело рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

8.2.5. Обложки дел временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляются следующим образом. На обложке дела указывается:

полное название организации;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

дата (год дела или крайние даты, начало и окончание дела);

срок хранения;

количество листов.

Надписи на обложках следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

8.3. Составление описи дел.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями, ежегодно составляются описи.

8.3.1. Описи на дела составляются через два года после завершения дел в делопроизводстве, отдельно на дела постоянного хранения (приложение №11), временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. На дела временного срока (до 10 лет) хранения описи дел не составляются. Годовые разделы описи на дела по личному составу составляются в двух экземплярах, направляются на согласование ЭМК КУ г. Омска «Муниципальный архив», затем утверждаются директором БОУ и один экземпляр описи в качестве контрольного передается куратору в КУ г. Омска «Муниципальный архив» (приложение №12).

8.4. Обеспечение сохранности документов.

8.4.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства призваны обеспечить сохранность документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться, как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

8.4.2. Изъятие и выдача каких либо документов не разрешается.

В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения директора БОУ с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложенного акта о причинах изъятия подлинника.

8.4.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.6. Передача дел в ведомственный архив бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей города Омска «Центр детского творчества «Созвездие».

Дела постоянного и долговременного (свыше 10-ти лет) хранения, через два года после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений, передают в ведомственный архив БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие».

Дела временного хранения (до 10-ти лет) передаются в архив по усмотрению руководства. Прием дел в архив осуществляется по графику, прием каждого дела производится по описи и номенклатуре дел.

Документы по личному составу хранятся в архиве БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие» 75 лет и на хранение в государственный архив передаются только в случае ликвидации БОУ.


Инструкцию составил

Методист Лазарева М.В.


Приложение № 1


^ ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.


При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

  1. Код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

  2. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

  3. Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

  4. Код формы документа

  5. Наименование организации

  6. Справочные данные об организации

  7. Наименование вида документа

  8. Дата документа

  9. Регистрационный номер документа

  10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

  11. Адресат

  12. Гриф утверждения документа

  13. Резолюция

  14. Заголовок к тексту

  15. Отметка о контроле

  16. Текст документа

  17. Отметка о наличии приложения

  18. Подпись

  19. Гриф согласования документа

  20. Оттиск печати

  21. Отметка о заверении копии

  22. Отметка об исполнителе

  23. Отметка о поступлении документа в организацию



_________________

Приложение №2




^ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ДЕТЕЙ ГОРОДА ОМСКА

«ЦЕНТР ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА «СОЗВЕЗДИЕ»

ПРИКАЗ



___ _________ 2012 года № ____

^ О переводе Апанасевич Е.В.
на должность «бухгалтер»



В связи с выходом главного бухгалтера Рубан Надежды Витальевны из отпуска по уходу за ребенком


ПРИКАЗЫВАЮ :


1. Апанасевич Елену Викторовну перевести на должность «бухгалтер» с 06.01.2012 года.


Директор Подпись Д.Н. Жидков


Визы на оборотной стороне

последнего листа

(если не оговорено иное)


_______________


Образец бланка общего приказа

Приложение № 3


ПРОТОКОЛ


_________________ № __________


заседания комиссии по …………………….


Председательствующий — Алемская Ж.М.

Секретарь — Лазарева М.В.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы


^ ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах работы .............

Доклад заместителя директора Алемская Ж.М.

(Попова Н.А., Чумаченко О.В., Рудковская Г.Н.)


ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Утвердить………………..

    2. Принять………………….


2. О перспективном……………………

Доклад ....................... (фамилии, инициалы выступивших)


ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. ………………………

2.2. ………………………


Председательствующий подпись Расшифровка подписи


Секретарь подпись Расшифровка подписи


В дело 00-00

Подпись Дата


____________________


Приложение №4


ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации


  1. Книги, газеты, журналы.

  2. Рекламные материалы.

  3. Графики, заявки, разнорядки

  4. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).

  5. Прайс-листы, прейскуранты.

  6. Корреспонденция с пометкой «Лично».



________________


Приложение №5




    ЖУРНАЛ

регистрации поступающих документов


Дата

поступ­ления

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое

со­держание

Резолюция или кому

на­правлено

Отметка об исполнении дела



ЖУРНАЛ

регистрации отправляемых документов


Дата

и индекс

Корреспондент или адресат

Краткое

содержание

примечание



________________

Приложение №6






^ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ДЕТЕЙ ГОРОДА ОМСКА

  1. «ЦЕНТР ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА «СОЗВЕЗДИЕ»

  2. (БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие»)

Ленина ул., д.36, Омск, 644010, тел.: (3812) 31-25-63, факс: (3812) 31=23-22, http: www.sozvezdieomsk.clan.su, E-mail: cdt-sozvezdie@yandex.ru

ОКПО 42046186, ОГРН 1025500981440, ИНН 5504035932 / КПП 550401001

12.02.2012 45/01-21

На № 78/87 от 07.02.2012


Директор Д.Н. Жидков


________________




Приложение №7






Бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей города Омска

«Центр детского творчества «Созвездие»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Д.Н. Жидков

______________________20__г.




  1. ^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________№_______

г. Омск

на 2012 г.


Индекс дела

Заголовок дела


Кол – во дел


Срок хране­ния, № статей по перечню


примечание

1

2

3

4

5




01. Руководство












Номенклатуру дел

составила

Должность подпись расшифровка подписи


Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №

от ____________2012 г


________________


Приложение №8


Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ___ году

в БОУ ДОД г. Омска ЦДТ «Созвездие»


    По срокам хранения

    Всего

В том числе





переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного










Временного (свыше 10 лет)










Временного (до 10 лет включительно)










ИТОГО:











Ответственный за архив _____________ И.О. Фамилия

Дата


_____________


Приложение № 9


^ АКТ УТВЕРЖДАЮ

Директор БОУ ДОД г. Омска ЦДТ

«Созвездие»

_________________№___ _________ Д.Н. Жидков

_______________2012 г.

г. Омск


о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению


На основании ___________________________________________________________________________________

Название и выходные данные перечня документов


___________________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения


отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда №_____________________________________________________________________

название фонда





п/п

Заголовок

дела или

Групповой

Заголовок дел

Дата

дела или

крайние

даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во дел

( томов,

частей )

Сроки хранения дела ( тома,

части ) и номера статей по перечню

При-

ме-

ча-

ние

1

2

3

4

5

6

7

8


Итого _______________________ дел за _____________________________годы

Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК КУ г. Омска «Муниципальный архив» (протокол от __________ № ____).


Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

проводившего экспертизу ценности подписи

документов


Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК

от ________№___


__________________


Приложение №10


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________



    В деле подшито (вложено) и пронумеровано


________________________________________________________листа (ов)

(цифрами и прописью)


в том числе: литерные листы __________________________________;

пропущенные номера _____________________+ листов внутренней описи _______



Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2









Должность лица,

составившего заверительную

надпись подпись И.О. Фамилия


__________________

Приложение №11


Бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей города Омска

«Центр детского творчества «Созвездие»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Д.Н. Жидков

______________________20__г.



Фонд №

Опись № 2

дел постоянного хранения

за ____________ годы.




п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6



В данный раздел описи внесено _______________________ единиц хранения с № ____ по № ____, цифрами и прописью

в том числе:

Литерные номера: ____

Пропущенные номера: ____


Наименование должности

составителя описи И.О. Фамилия


СОГЛАСОВАНО


Протокол ЭК №__

от


___________________

Приложение №12


Бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей города Омска

«Центр детского творчества «Созвездие»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Д.Н. Жидков

______________________20__г.



Фонд №

Опись № 3

дел по личному составу

за ____________ годы.




п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6



В данный раздел описи внесено _______________________ единиц хранения с № ____ по № ____, цифрами и прописью

в том числе:

Литерные номера: ____

Пропущенные номера: ____


Наименование должности ______________ И.О. Фамилия

составителя описи


СОГЛАСОВАНО


Протокол ЭК №__

от ____________ 20___г.


___________________