velikol.ru
1

Положение о кадровом учете


Ведение кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам выполняет важные задачи:


  • Определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации

  • Утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства

  • Четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать регламент работы по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.


Ведение документации по кадровому делопроизводству должно базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке регламента работы учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

Регламент работы по кадровому делопроизводству в организации должен разрабатываться в целях упорядочивания документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Особенности кадрового делопроизводства заключается в установлении общих требований к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.

^ Регламент работы по кадровому делопроизводству содержит следующие разделы:

  • Общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений

  • Тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии

  • Заключительные положения, определяющие момент вступления в силу регламента работы по кадровому делопроизводству

  • Приложения включают максимальный справочно- иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Регламент работы по ведению кадрового делопроизводства прописывается в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.


Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:


  • Организационные документы

  • Документы по личному составу

  • Информационно-справочные документы


К организационным документам относятся:


  • Штатное расписание (Т3)

  • Кадровая политика организации

  • Правила внутреннего трудового распорядка

  • Положение об оплате труда и премировании сотрудников

  • Положение о защите персональных данных работников

  • Положение об оценке персонала

  • Положение о работе отделов, входящих в структуру организации

  • Должностные инструкции

  • Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

  • Положение об охране труда

  • Инструкция по охране труда по профессиям

  • Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)

  • Кодекс корпоративного поведения


К документам по личному составу относятся:


  • Трудовой договор

  • Книга регистрации трудовых договоров

  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)

  • Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)

  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а)

  • График отпусков (форма Т-7)

  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

  • Журнал регистрации о предоставлении отпусков

  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)

  • Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)

  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10, Т-10 а)

  • Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку

  • Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

  • Приказ (распоряжение) о поощрении (форма Т-11, Т-11 а)

  • Приказ о полной материальной ответственности

  • Личная карточка работника (форма Т-2)

  • Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)

  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)

  • Трудовая книжка

  • Анкета (личный листок по учет у кадров)

  • Дополнение к личному листку по учету кадров

К информационно-справочным документам относятся:


  • Заявления

  • Акты

  • Докладные записки

  • Объяснительные записки

  • Уведомления


Необходимо обратить внимание на того, что кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.


^ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


  • Оформление приема на работу

  • Порядок и сроки оформления документов

  • Порядок оформления увольнения с работы

  • Порядок оформления отпусков

  • Порядок оформления перевода работника


1.Оформление приема на работу


1.1 Перечень необходимых документов:

  • Трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними.

  • Приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника

  • Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

  • Личная карточка (форма Т-2) – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера

  • Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о профессиональном опыте

  • Лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленного образца организации


1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней

  • Журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации

1.3 Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:

  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

  • Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

  • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

  • Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

  • Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

  • Иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ

1.4 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.


2. Порядок и сроки оформления документов


2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

2.2. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции

2.3. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2.4 Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником

2.5 Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника

2.6 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомление и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести необходимости нет.

2.7 со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.

2.8 Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.

2.9 После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров

2.10 Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.

2.11 Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 « об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.12 Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия

2.13 Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников

2.14 С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника

2.15 Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив

2.16 На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку

2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки

2.18 Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.19 Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

2.20 Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранении трудовой книжки работника

2.21 Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу

2.22 С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке

2.23 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.24 Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу

2.25 Личные карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу

2.26 После документального оформлении я приеме работника на работу оформляется его личное дело

2.27 В состав документов личного дела работников входят следующие документы:

  • Внутренняя опись документов дела

  • Анкета

  • Копия приказа о приеме на работу

  • Копии документов об образовании

  • Характеристики и рекомендательные письма

  • Трудовой договор

  • Справки о состоянии здоровья

  • Фотографии

2.28 В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:

  • Личные заявления работника ( в том числе о переносе очередного отпуска)

  • Копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования

  • Копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника

  • Отзывы должностных лиц о работнике

2.29 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.


3. Порядок оформления увольнения с работы


3.1.Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:

  • Заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений)

  • Обходной лист, форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц

  • Приказ об увольнении

  • Трудовая книжка

  • Личная карточка

  • Личное дело

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении


3.2 Порядок и сроки оформления документов

При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного договора 9ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.

3.3 Трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.

3.4 Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.

3.5 Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 058.01.2004 № 1 «об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

3.6 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.

3.7 На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.

3.8 Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия.

3.9 Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

3.10 С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.

3.11 На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.

3.12 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

3.13 При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.

3.14 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.

3.15 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.16 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.

3.17 В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.

3.18 В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.

3.19 По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.


4. Порядок оформления отпусков


Отпуска оформляются следующим комплектом документов:

  • Заявление, составленное от руки

  • График отпусков

  • Уведомление о начале отпуска

  • Табель учета рабочего времени

  • Приказ о предоставлении отпуска

  • записка-расчет


4.1.Порядок и сроки оформления документов

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.

4.2. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

4.3 На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

4.4 Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.

4.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

4.6 Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».

4.7 Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.

4.8 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.


5. Порядок оформления перевода работника


Существуют следующие виды переводов на другую работу

  • перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя

  • перевод на постоянную работу в другую организацию

  • перевод в другую местность вместе с организацией


5.1 Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

5.2 Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.

5.3 Не является переводом на другую работу и требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

5.4 Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.

5.5 На заявление проставляются визы руководителей.

5.6 Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.