velikol.ru
1

РОЛЬ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ НА ПРИМЕРЕ DOCSVISION


Т.И. Магдик, О.М. Замятина

Томский политехнический университет

tmag@sibmail.com




Введение

С целью увеличения скорости и эффективности организации и выполнения бизнес-процессов, компании начинают внедрять современные информационные системы электронного документооборота. Под документооборотом будем понимать непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Согласно статистике [1] на согласование документа может уйти до 60-70 % рабочего времени, 30 % от перемещений сотрудников по офису тем или иным образом связано с поиском бумажного документа, 15 % бумажных документов безвозвратно теряются, 20-30 % постановленных перед исполнителем задач в силу указанных выше причин выполняется не вовремя или не выполняется вообще. В соответствии с этим организации начинают внедрять системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации собственного документооборота. Современные СЭД позволяют не только работать с документами компании, но рассматривать бизнес-процессы, моделировать и анализировать их, таким образом, повышая эффективность функционирования компании. Тематикой данной статьи является рассмотрение роли СЭД в деятельности современного предприятия на примере системы DocsVision.

На сегодняшний день рынок СЭД представлен огромным числом как зарубежных, так и отечественных программных разработок, таких как: Дело («Электронные офисные системы», Россия), DIS:Class Золушка Win («НТЦ ИРМ», Россия), LanDocs («Ланит», Россия), StaffWare (Staffware plc, Великобритания), Optima WorkFlow («Optima», Россия), DocsVision («Digital Design», Россия), ЕВФРАТ-Документооборот («Cognitive Technologies”, Россия) и др. [2].

Согласно данным консалтинговых компаний IDC и DSS Consulting, приводящим тенденции российского IT-рынка, можно определить значительный рост и все больший захват рынка системой DocsVision, разработанной российской компаний Digital Design. По данным самой компании-разработчика в 2007 году этот процент составляет 54, в то время как в 2004 году это было 6 %, 13 % – в 2005 году, 31 % – в 2006 году. На рисунках 1, 2 и 3 представлена статистика по рынку СЭД России, и по ней можно сделать вывод, что популярность СЭД DocsVision возрастает с каждым годом. Следует отметить, что кроме ведущих позиций на российском рынке СЭД, DocsVision на данный момент, это единственная отечественная СЭД, вышедшая на зарубежный рынок (Украина, Казахстан).




Рис.1. Аналитический обзор рынка СЭД по итогам 2004 г.




Рис.2. Аналитический обзор рынка СЭД с января по май 2005 г.




Рис.3. Аналитический обзор рынка СЭД по итогам 2006 г


В первую очередь такая популярность СЭД DocsVision обусловлена оптимальным соотношением параметра цена/качество: 10 рабочих мест системы стоят 84 тысячи рублей, тогда как стоимость зарубежных аналогов исчисляется в тысячах долларов, не смотря на довольно низкую стоимость данная система обладает довольно большим набором преимуществ, которые будут рассмотрены далее. Сравнение стоимостных характеристик некоторых СЭД приведено на рисунке 4.




Рис. 4. Стоимость сервера и СУБД некоторых СЭД


Функциональные возможности системы DocsVision

Система DocsVision является платформой, разработанной на базе современных программных технологий, и предназначена для автоматизации документооборота, бизнес-процессов компании, а также для создания интегрированных приложений. Данная система обеспечивает ускорение производственного цикла, повышение удовлетворенности и лояльности потребителей, снижение простоев и непроизводительных расходов, рост производительности труда, улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников, повышение прозрачности и управляемости предприятия.

Основными функциональными возможностями DocsVision являются: электронные архивы документов, автоматизация бизнес-процессов и делопроизводство.

Рассмотрим функциональные возможности подробнее.

  1. ^ Электронные архивы документов - необходимы для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д. [5].

  2. Делопроизводство – требуется для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий [5].

  3. ^ Автоматизация бизнес-процессов  - представляет собой широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Эта связь осуществляется с помощью механизм шлюзов, позволяющий интегрировать DocsVision с другими системами в рамках выполнения сквозных бизнес-процессов.

На сегодня выпущены шлюзы к следующим системам: Файловая система, Microsoft Exchange Server, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Dynamics AX, 1С:Предприятие 8.0 [5].

Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.

Необходимо отметить, что СЭД DocsVision поддерживает модули криптографической защиты для обеспечения шифрования и электронной подписи документов, в частности, с использованием сертифицированных ФАПСИ средств «Крипто-Про» [1].


Заключение

В 2008 году планируется внедрение СЭД DocsVision в учебный процесс кафедры АиКС Томского политехнического университета. В связи с этим, требуется разработка учебно-методического обеспечения и освоение навыков работы с данным средством, разработка нового раздела лекционного курса, в рамках которого студентам будет даваться этот материал. Таким образом, далее планируется провести полный комплекс работ, что и будет являться основой для продолжения работ по DocsVision.


Литература

  1. Управление документами и бизнес-процессами [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.intellectika.ru/index.php, свободный.

  2. Портал о консалтинге [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consult.ru/themes/default/publication.asp?folder=1924&publicationid=414,свободный.

  3. Официальный сайт компании DocsVision [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://docsvision.com/index.phtml?Name=Analytics

  4. Официальный сайт консалтинговой системы DSS Consulting [Электронный ресурс]. –Режим досьупа: http://www.dssconsulting.ru/index.phtml?id_page=81, свободный

  5. Система управления документами и бизнес-процесами DocsVision 3.6 SR1. Брошюра .2006 г.-46с.