velikol.ru
1

Microsoft Dynamics AX как инструмент прогнозирования деятельности предприятия


Власова Е.А., Каратуева Н.А.

(Иркутск, ИМЭИ ИГУ)


Основная тема данной статьи – управления деятельностью предприятия в современных рыночных условиях с использованием ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

Сначала дается краткая характеристика ERP-системы системы, говорится о ее особенностях и преимуществах.

Затем описывается общая настройка системы для практического использования. При этом упор делается на то, что полученная в результате конфигурация универсальна для использования на любом предприятии, независимо от масштабов и рода деятельности.

Итоговая система объединяет в себе наиболее распространенные и признанные эффективными подсистемы управления предприятием – это система бюджетирования, бухгалтерский учет, аналитический учет, система сбалансированных показателей. Описана последовательность настройки Microsoft Dynamics AX для взаимоувязки и согласования этих подсистем, а также приведена схема действий предприятия, которое хочет использовать у себя описанную систему управления.

В конце статьи говорится о том, как данная система управления и планирования может быть еще улучшена. Для этого предлагается использовать научные методы экономико-математического моделирования. Говорится как о значимости общей модели, универсальной для любого предприятия, так и о моделях, описывающих узкие сферы деятельности. Переменные и параметры математических моделей должны быть интерпретированы в терминах экономической деятельности, понятных лицам, принимающим решение в компании. Тогда реализованная в системе модель позволит повысить эффективность деятельности предприятия.


Введение. Современное предприятие представляет собой открытую экономическую систему, находящуюся под сильным воздействием внешней среды, которой присущи динамизм и непредсказуемость. Для стабильного функционирования компании в таких условиях необходимы продуманные процедуры организационно-экономического управления с помощью гибких систем, способных адаптироваться к условиям динамики факторов внешней и внутренней среды.

Если с учетом на предприятии справляются почти все используемые на практике системы, то решение таких актуальных проблем в развитии предприятия, как планирование затрат средств на ведение бизнеса, выработка перспективной стратегии поведения под силу далеко не всем программным комплексам.

В настоящее время ERP-системы, появившиеся в начале 90-х годов, являются последней стадией в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием и на сегодняшний день уже доказали свою эффективность. Сегодня это системы высокого уровня с точки зрения функциональных возможностей и привнесенного интеллекта со стороны многочисленных разработчиков. Они представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Очевидно, что все предприятия уникальны в своей финансовой и хозяйственной деятельности. В то же время прогресс в разработке программных решений для задач ERP связан с тем, что наряду со спецификой удается выделить задачи, общие для предприятий самых разных видов деятельности. К таким общим задачам можно отнести управление материальными и финансовыми ресурсами, закупками, заказами потребителей, управление кадрами, основными фондами, складами, бизнес-планирование и учет, бухгалтерию, расчеты с покупателями и поставщиками, ведение банковских счетов и др. [1]

ERP-системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений.

^ Планирование деятельности предприятия. Однако стандартные возможности, которые предоставляет ERP-система, – это далеко не все, что нужно сегодня для успешного и эффективного руководства. Планирование оказывает воздействие на все стороны деятельности хозяйствующего субъекта посредством выбора объектов финансирования, направлению финансовых средств и способствует рациональному использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов [2].

Планирование – сложная задача, поскольку включает в себя определенные предположения о будущей экономической обстановке, в которой будет функционировать компания: цены на используемые ресурсы, конечный продукт, общая экономическая ситуация. Решение такой задачи требует охвата всей деятельности предприятия. Это может обеспечить объем информации, накопленный в базе данных используемой ERP-системы.

Цель работы – выстроить единую комплексную систему планирования и управления на предприятии на базе ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

^ Система бюджетирования. Для долгосрочного и краткосрочного планирования будущей деятельности и анализа возможностей развития предприятия используют различные инструменты, наиболее распространенный – система бюджетирования. Одна из главных трудностей, возникающих при внедрении системы бюджетирования, – это отсутствие единой методики, пригодной для применения на любом предприятии, независимо от структуры и рода его деятельности.

В то же время, баланс и отчет о прибылях и убытках – два основных взаимосвязанных финансовых документа, описывающих деятельности предприятия, – используются повсеместно [3]. Исходя из того, что бухгалтерский учет ведется на любом предприятии, независимо от масштаба и рода деятельности целесообразно связать систему бюджетов с планом счетов бухгалтерского учета [4]. Соответствие системы бюджетирования бухгалтерскому учету предусматривает формирование бюджетных таблиц таким образом, чтобы прогнозные данные были идентичны сведениям, находящим отражение в бухгалтерских проводках. Это позволит, значительно облегчить процесс составления бюджета и сделать его единообразным для любого предприятия. Разумеется, не вся информация для бюджетов может быть получена из бухгалтерских проводок. Для расчета части фактических данных можно использовать все разнообразие информации, отражающейся в системе Microsoft Dynamics AX в процессе деятельности компании.

Вторая трудность, возникающая при разработке системы бюджетирования – это непосредственный расчет фактических данных на основе бухгалтерских проводок. Как правило, на предприятии сначала разрабатывается система бюджетных таблиц – их состав и взаимосвязь. Затем для уже готовых бюджетов определяется, каким образом будут рассчитываться фактические данные. Порой вопросы, возникающие на данном этапе, могут стать неразрешимыми, что делает систему бюджетирования неудобной для использования и неэффективной.

Для решения этой проблемы мы предлагаем несколько иной порядок: выстраивать систему бюджетирования, параллельно определяя, каким образом будут рассчитываться фактические значения. Т.е. при подготовке каждой формы бюджетной таблицы, сразу же определять алгоритм подсчета фактических данных, учитывая, какие счета используются в связанных бюджетных таблицах, как корреспондируют эти счета.

Такой подход позволит оперативно осуществлять анализ выполнения бюджета, не создавая при этом дополнительных информационных потоков.

Например, данные для бюджета продаж можно получить со следующих счетов: 45 «Товары отгруженные», 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи».

^ Система аналитик. К проводкам по бухгалтерским счетам и прогнозным бюджетным проводкам добавляется удобная система аналитик. Большинству предприятий достаточно следующего набора аналитик:

  • Категория поставщиков;

  • Категория клиентов;

  • Категория товаров;

  • Категория затрат;

  • Направление деятельности;

  • Подразделение;

  • Регион (район).

Комбинации данных аналитик нужно задавать для любой операции в системе. Например, при отгрузке товара клиенту в заказе на продажу нужно указать значение аналитики Подразделение. Значения Категории товара, который отгружается, и Категории клиентов, которому отгружается, содержатся в самих записях товара и клиента, их можно найти в связанных таблицах.

Очевидно, что независимо от рода и масштаба деятельности, предприятиям удобно создавать бюджет продаж в разрезе категорий товаров. Если предприятие работает с небольшим количеством поставщиков и продает специализированные товары, скорее всего, бюджет продаж будет выстроен также и по категориям поставщиков. Если деятельность предприятия диверсифицирована, то бюджет продаж в разрезе направлений деятельности – непременное условие эффективности данной бюджетной таблицы.

Таким образом, если бюджетирование ведется в разрезе тех аналитик, которые присваиваются заказам на продажу, фактические суммы продажи легко можно будет посчитать, отфильтровав заказы на продажу нужным способом.

Бюджетирование позволяет планировать будущие поступления и выбытия денежных средств, формировать прогнозный баланс, по которому можно видеть, куда движется компания. Но мало видеть, куда движется предприятие, данным процессом необходимо управлять.

^ Система сбалансированных показателей. Хорошим инструментом для определения и следования стратегии является система сбалансированных показателей (ССП) [5]. Безусловно, каждое предприятие выстраивает свою собственную систему, в зависимости от долгосрочных целей бизнеса, однако большинство используемых финансовых показателей повторяется от компании к компании. Это позволяет выстроить общую систему показателей финансового блока, значительная часть из которых будет использоваться любым предприятием.

К таким универсальным показателям будут относиться, например, выручка от продаж (скорее всего, в разрезе категорий клиентов, и категорий товаров, и регионов рынка сбыта), прибыль от продаж, чистая прибыль, рентабельность продаж, рентабельность капитала и т.д. Для расчета этих показателей существуют формулы, которые можно изначально настроить в системе.

Для достижения стратегических целей компании, заданных в ССП, сама ССП должна служить основой для построения бюджетов. Иначе, если бюджеты будут выстраиваться исходя из каких-либо других соображений, компания не достигнет данных целей, стратегия будет лишь формальным документом, не влияющим на приоритеты и направления развития бизнеса.

Таким образом, после задания плановых значений ССП можно настроить автоматический расчет некоторых плановых значений в бюджетных таблицах.

Например, значение планового показателя выручки от продаж (общего или в разрезе аналитик) перенесется в бюджет продаж. Соответственно, детализацию бюджета по каждой строке нужно будет выполнить исходя из уже имеющихся общих значений выручки.

Фактические значения ССП могут формироваться либо из фактических значений соответствующих бюджетов либо из таблиц, содержащих информацию о текущей деятельности из базы данных.

^ Методика создания комплексной системы планирования и управления. Обобщая вышеизложенное, перечень предварительных работ по настройке Microsoft Dynamics AX:

  1. Внести унифицированный план счетов российского бухгалтерского учета в систему (в начальной конфигурации Microsoft Dynamics AX нет плана счетов).

  2. Создать общую систему бюджетов с использованием аналитик, подходящую для любого предприятия.

  3. При настройке форм бюджетов и их взаимосвязи сразу же каждое фактическое значение связывать с соответствующими счетами главной книги.

  4. Настроить расчет фактических данных на основе проводок по бухгалтерским счетам [6].

  5. Внести список основных финансовых показателей для ССП.

  6. Настроить расчет плановых значений статей баланса, исходя из набора финансовых показателей.

  7. Настроить расчет фактических значений показателей на основе проводок по бухгалтерским счетам.

В результате, на базе функционала Microsoft Dynamics AX любое предприятие получит готовую систему управления. Для того чтобы данная система стала работоспособной на предприятии необходимо сделать следующее:

  1. Задать стратегические цели и выстроить ССП.

  2. Внести плановые значения финансовых показателей в систему.

  3. Из общей системы бюджетирования определить нужные для себя бюджетные таблицы и внести в них плановые значения (те, которые не являются частью ССП).

Данная методика, максимально использующая стандартный функционал Microsoft Dynamics AX и увязывающая наиболее значимые элементы учета и управления (бухгалтерский учет, аналитический учет, система бюджетирования, система сбалансированных показателей), предоставляет руководителю эффективный готовый инструмент управления деятельностью, универсальный для любого предприятия.

^ Оценка рыночной стоимости предприятия. Следствием использования приведенной системы управления также является возможность оценки стоимости предприятия в любой произвольный момент времени.

Как всякий товар, бизнес обладает полезностью для владельца и потенциального покупателя, и это делает возможным определение стоимости бизнеса как товара. В зависимости от цели проводимой оценки определяют различные виды стоимости:

^ Цель оценки

Виды стоимости

Помочь покупателю/ продавцу определить предполагаемую цену объекта

Рыночная

Определить целесообразность инвестиций

Инвестиционная

Обеспечить заявки на получение ссуды

Залоговая

Имущественная оценка

Рыночная или иная стоимость, признаваемая налоговым законодательством

Определить сумму покрытия по страховому договору или сформулировать требования в связи с потерей или повреждением застрахованных активов

Страховая

Возможная ликвидация (частичная или полная) действующего предприятия

Ликвидационная

Оценка бизнеса необходима для выбора обоснованного направления реструктуризации предприятия, позволяет оценить рыночную стоимость собственного (уставного) капитала закрытых предприятий или ОАО. Возрастает потребность в оценке бизнеса при инвестировании, кредито­вании, страховании, исчислении налогооблагаемой базы.

Любой вид стоимости, рассчитываемой оценщиком, является не историческим фактом, а оценкой конкретного объекта собственности в данный момент времени в соответствии с выбранной целью. Любой вид оценочной стоимости выражает рыночный взгляд на выгоду, которую имеет собственник данного объекта или покупатель на момент оценки. На величину стоимости бизнеса оказывают влияние многочисленные факторы. Они включают мотивации покупателей и продавцов, производительность бизнеса, состояние окружающей финансово-экономической среды. Сто­имость бизнеса испытывает влияние физических, финансово-экономичес­ких, социальных и политико-правовых факторов, как в настоящее время, так и в прогнозируемом будущем.

Все данные о внутреннем состоянии предприятия накапливаются в системе Microsoft Dynamix AX в процессе эксплуатации. Если определить, какие внешние данные о рыночной среде и конкурентных предприятиях необходимо вносить в систему, Microsoft Dynamix AX в режиме реального времени сможет давать информацию пользователям о стоимости бизнеса, а также давать прогнозную стоимость в зависимости от результатов планирования и прогнозирования.

^ Прогнозирование деятельности предприятия. Описанная выше система управления предоставляет собой незаменимый инструмент руководителя компании. Однако и ее можно значительно улучшить, если для прогнозирования деятельности использовать математические модели деятельности предприятия. От научного уровня составления прогнозов и его организации, применения прогрессивных методов во многом зависит рациональное использование всех ресурсов и благополучие предприятия в целом Сегодня только самые мощные и дорогие системы содержат уже встроенные модели прогнозирования деятельности предприятия. Для Microsoft Dynamics AX необходимо подбирать модели и дополнять функциональность их программной реализацией.

Если опираться на практику, в реальной жизни предприятиям необходимы модели, где в качестве основных параметров и переменных выступают характеристики финансово-экономического состояния предприятия. Это позволяет оценивать варианты развития и формулировать целевые установки, т.е. подходить к формированию решений в содержательно интерпретируемых терминах, понятных для должностных лиц, принимающих решения.

В [2] описан ряд аналитических моделей, имеющих характер общих моделей предприятия. Одна из приведенных моделей, учитывая имеющиеся мощности, позволяет максимизировать ценность капитала при планировании объемов продаж и в качестве дополнительных условий принимает во внимание прочие цели периода. В модели учитывается также взаимозависимость отдельных функциональных областей (финансы, производство, продажи, персонал). Применение таких моделей на практике позволяет выявить существенные возможности повышения эффективности.

Программная реализация подобной модели в системе Microsoft Dynamics AX даст универсальную модель прогнозирования деятельности любого предприятия, использующего данный программный продукт. Используя изложенную выше систему управления предприятием в качестве, приспособить общую модель к условиям конкретного предприятия не составит труда.

Значимость общей модели, используемой для принятия стратегических решений, определения направления развития, не снижает важности моделей, учитывающих специфику деятельности и отражающих глубину проблем бизнес-процессов. Например, для предприятий с широким ассортиментом товаров массового потребления актуальна возможность прогнозирования спроса и составления на его основании плана продаж, периодичности закупок, оптимизации загруженности склада и т.д. Для предприятий оптовой и розничной торговли необходима подмодель транспортной логистики – планирование перевозок и составление маршрутов и графиков доставки грузов [7].

Сближение математического моделирования и практики, реализация моделей в среде ERP-систем, открывает возможность дальнейшего развития системы, а также построения прогнозов деятельности, отвечающих современным условиям динамики внутренней и внешней экономической среды предприятия


Литература


  1. Microsoft Россия – http://www.microsoft.ru. Проверено 20.01.2009

  2. Хан, Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга [Текст] : пер. с нем. / Д. Хан - М.: Финансы и статистика, 1997. - 800 с.

  3. Блинова, Т. В. Основы бухгалтерского учета [Текст]: учеб. пос. / Т. В. Блинова - М. : ИНФРА-М, 2003. - 224 с.

  4. Харитонова, Е. Н. Бюджетирование как инструмент оперативного управления предприятием [Текст] : дис. …к-та экон. наук / Е. Н. Харитонова. - М., 2002. - 95 с.

  5. Каплан Р., Нортон Д. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию [Текст] : пер. с англ. / Р. Каплан, Д. Нортон - М.: Олимп-бизнес, 2003. – 304 с.

  6. Еременко, А. Разработка бизнес-приложений в Microsoft Business Solutions – Microsoft Dynamix AX версии 3.0 [Текст] / А. Еременко. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2005. - 504 с.

  7. Логистика автомобильного транспорта: Учеб. Пособие/ В.С. Лукинский, В.И. Бережной, Е.В. Бережная и др. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 368 с.